FAQ Cosmesi

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FAQ Cosmesi2018-12-05T17:37:28+00:00

a) Come iniziare il processo di certificazione?
Bisogna compilare il modulo (disponibile on-line) “richiesta documenti di certificazione” con i dati relativi all’azienda ed ai prodotti che si intendono certificare.
Riceverete così l’ Offerta economica e il primo set di documenti da compilare e rispedire in duplice copia, ovvero: Disciplinare, Notifica, Contratto di servizio, Accordo di riservatezza.

b) Che documenti inviare e a chi?
– Notifica: va compilata inviata presso i nostri uffici accompagnata da copia di un valido documento di identità del titolare dell’azienda, o del suo rappresentante legale (in caso di società).
– Contratto di servizio: inviare in duplice copia, sarà da noi controfirmato ed una copia sarà rispedita all’Operatore.
– Offerta economica: dovrà essere firmata per accettazione e sarà parte integrante del contratto di servizio (inviare in duplice copia).
– Accordo di riservatezza: inviare in duplice copia, sarà da noi controfirmato ed una copia sarà rispedita all’Operatore.

In seguito dovranno essere inviati i documenti tecnici (secondo le richieste dell’ufficio cosmesi) relativi alla formulazione dei prodotti da certificare.  Tutti i documenti dovranno essere inviati a: Uff. Cosmesi- Ecogruppo Italia srl – via P. Mascagni, 79 – 950129 Catania o tramite Pec con firma digitale all’indirizzo cosmesi@pec.ecogruppoitalia.it

c) In quanto tempo ottengo la certificazione?
La tempistica di recezione del documento dipende dalla velocità dell’azienda richiedente nell’invio della documentazione necessaria all’organismo. Solitamente volendo stilare un intervallo temporale andiamo da 1 a 6 mesi massimo.

d) Devo variare dati dell’azienda/strutture/prodotti rispetto a quanto comunicato in prima notifica. Come fare?
Va compilata una nuova “Notifica”, marcando la casella “Richiesta di modifica” sul frontespizio e inserendo i nuovi dati e/o prodotti da certificare.

a) Ho bisogno di chiarimenti sulla compilazione di documenti/registri. A chi mi rivolgo?
Alla sede nazionale di Catania. Qui di seguito sono riportate le aree di competenza:
– ispezioni, registri, uso prodotti, attestati e certificati: Ufficio Cosmesi;
– questioni amministrative: Ufficio Amministrativo.

b) In cosa consiste l’ispezione? Come mi viene notificata?
L’ispezione è una verifica effettuata da tecnici di Ecogruppo Italia sull’applicazione dei disciplinari volontari.
L’attività di verifica viene programmata con anticipo informando l’operatore telefonicamente e/o via e-mail.

c) Come si svolge il controllo in azienda?
Il controllo è diviso in due parti: una prima fase finalizzata alla verifica dei luoghi e delle tecniche di produzione; una seconda fase destinata alla verifica dei documenti previsti dal disciplinare e redatti dall’operatore. Le due fasi conducono all’emissione di un parere sulla conformità dell’operatore.
I documenti oggetto di verifica sono: registri aziendali, documenti fiscali, documenti riguardanti la certificazione dei prodotti acquistati e/o venduti, altri documenti che abbiano correlazioni con l’attività di produzione biologica/naturale dell’azienda.

d) Ci sono dei riferimenti obbligatori da inserire in etichetta? Quest’ultima deve essere approvata?
Oltre ai riferimenti obbligatori per legge ( disciplinare cosmesi Reg CE 1223/2009) bisogna inserire i riferimenti necessari inerenti i dettami del tipo di certificazione che si necessita (ovvero se si vuole certificare secondo lo standard Natrue o lo standard Ecocosmetica). Secondo il nostro standard “Ecosmetica quality” i prodotti devono presentare in etichetta:

• l’entità biologica o naturale del prodotto, evidenziata dall’indicazione obbligatoria di “Cosmetico Biologico”, “Cosmetico Naturale”, “Materia prima Biologica” o “Materia prima Naturale”;

• il logo che identifica la certificazione e il nome dell’OCC

• il numero di autorizzazione rilasciato dall’OCC;

• “X % degli ingredienti è di origine naturale”;

• “X % degli ingredienti vegetali proviene da agricoltura biologica”;

• “X % degli ingredienti proviene da agricoltura biologica”;

Nell’INCI del prodotto tutti gli ingredienti devono essere stampati con lo stesso colore, formato e carattere; quelli provenienti da agricoltura biologica devono essere contrassegnati da un asterisco che in leggenda riporti l’indicazione “Ottenuti con metodo di produzione biologica” o “Da agricoltura biologica”.

Cosmetico Biologico
Certificato da ECOGRUPPO ITALIA S.r.l.
Rel Op ___/___

X % degli ingredienti è di origine naturale
X % degli ingredienti vegetali proviene da agricoltura biologica
X % degli ingredienti proviene da agricoltura biologica

Cosmetico Naturale
Certificato da ECOGRUPPO ITALIA S.r.l.
Rel Np ___/___

X % degli ingredienti è di origine naturale
X % degli ingredienti vegetali proviene da agricoltura biologica
X % degli ingredienti proviene da agricoltura biologica

Ogni Bozza di stampa dovrà necessariamente essere approvata dall’Ufficio Cosmesi.

e) Quali sono i criteri di composizione che il prodotto deve avere?
A esemplificare i criteri di composizione ecco il grafico che segue:

a) Quali documenti attestano che la mia azienda e i suoi prodotti sono biologici? Come devo impiegare questi documenti?
L’azienda certificata a dimostrazione che i proprio prodotti sono sottoposti ai controlli di rito deve esibire il Certificato di Conformità. Documento che riporta le informazioni relative all’azienda e ai prodotti/processi/servizi oggetto della certificazione. Ovvero l’elenco dei prodotti certificati e per ognuno di essi il livello di certificazione ottenuto. Il certificato di conformità deve essere esibito sempre in copia fotostatica, l’azienda deve sempre conservarne l’originale.

b) Come posso richiedere un documento di certificazione?
Bisogna inoltrare una richiesta, via e-mail o via fax, all’Ufficio Cosmesi Ecogruppo Italia di Catania, specificando il tipo di documento richiesto. La stessa procedura si intende da applicare per i duplicati.

c) Quali sono i tempi tecnici per ottenere un certificato?
Se è tutto in ordine, entro sette giorni lavorativi verrà spedito all’indirizzo dell’azienda il documento atteso o la richiesta di integrazione dei documenti incompleti o mancanti. L’eventuale anticipazione del documento e i relativi recapiti (numero di fax, indirizzo di posta elettronica) dovranno essere esplicitamente indicati nella richiesta.

d) Devo far stampare delle etichette, quali obblighi devo rispettare?
Bisogna compilare e inviare all’Ufficio Cosmesi di Ecogruppo Italia il modulo “Richiesta autorizzazione stampa etichette” allegando la bozza di stampa dell’eventuale etichetta.
L’ufficio Cosmesi provvederà ad autorizzare i dati di stampa e assegnerà un codice che dovrà apparire in etichetta in concomitanza alle indicazioni relative alla certificazione del prodotto.

a) Sono stato sanzionato, cosa devo fare?
La sanzione scaturisce dall’evidenza di una non conformità riscontrata da Ecogruppo Italia. Le sanzioni possono prevedere delle azioni correttive al fine di risolvere la non conformità rilevata. L’azione correttiva è specificata nella comunicazione della sanzione. Tutte le comunicazioni che riguardano le eventuali non conformità riscontrante, nel corso dell’ispezione, devono essere inoltrate all’Ufficio Cosmesi e non all’ispettore medesimo che ha effettuato il controllo.

b) Non voglio più usufruire della certificazione, cosa devo fare?
È sufficiente inviare, all’ente locale di competenza e ad Ecogruppo Italia, una comunicazione scritta- o un eventuale Pec con firma digitale all’indirizzo: cosmesi@pec.ecogruppoitalia.it dalla quale si evinca la volontà di recedere dall’impegno preso. La lettera, firmata in originale, deve essere accompagnata dalla copia di un valido documento di identità.

a) Come viene calcolata la tariffa e cosa è compreso nel servizio?
La tariffa scaturisce dall’applicazione del tariffario annuale e si basa su: n° di prodotti da certificare, n° di siti aziendali e tipologia di attività. La tariffa include tutti i servizi forniti da Ecogruppo Italia escluse le analisi di laboratorio previste dal Piano Annuale di Controllo e le spese di ispezione, oneri che verranno fatturati al costo.

b) Come richiedo un preventivo?
E’ sufficiente contattare il nostro Ufficio Amministrativo o inviare il modello “ richiesta di certificazione” disponibile online. I nostri uffici provvederanno ad inviare all’azienda un’offerta economica che risponda alle caratteristiche del richiedente.

c) Come mi viene notificata la tariffa e come posso pagare i vostri servizi?
Il costo del servizio viene notificato attraverso l’invio di una offerta economica che dovrà essere controfirmata dal titolare dell’azienda e rispedita presso i nostri uffici. A fronte del servizio erogato verrà inviata relativa fattura.